Tietojenkäsittelysopimus.

1. Soveltamisala

Tämä tietojenkäsittelysopimus (DPA) on osa First Maten palvelusopimusta ja soveltuu aina, kun First Mate käsittelee henkilötietoja asiakkaan puolesta.

2. Osapuolten roolit

• Rekisterinpitäjä: asiakas.
• Käsittelijä: First Mate Solutions Oy.
• Alikäsittelijä: First Maten käyttämä kolmas osapuoli, joka käsittelee henkilötietoja asiakkaan puolesta.

3. Käsittelyn kohde ja luonne

Käsittely liittyy tekoälytyöntekijäpalvelun tuottamiseen. Käsittelyn yksityiskohdat:

Käsittelyn kohde	Tekoälytyöntekijäpalvelun tuottaminen asiakkaalle.
Kesto	Sopimuksen voimassaoloaika sekä kohdassa 12 määritelty poistoaika.
Luonne ja tarkoitus	Viestien vastaanotto ja lähetys, tehtävien suoritus, tekstin ja dokumenttien tuottaminen, tiedonhaku, työkalu- ja järjestelmäintegraatiot, muistin ylläpito, lokitus sekä palvelun turvallinen operointi.
Henkilötietoryhmät	Yhteystiedot (nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero), viestien ja liitteiden sisältö, tehtäviin liittyvät asiakirjat, käyttö- ja lokitiedot sekä muut henkilötiedot, joita asiakas tai sen puolesta toimiva henkilö syöttää palveluun tai joita tekoälytyöntekijä käsittelee asiakkaan ohjeiden mukaisesti.
Rekisteröityjen ryhmät	Asiakkaan työntekijät ja muut edustajat, asiakkaan omat asiakkaat ja näiden edustajat, toimittajat ja yhteistyökumppanit sekä muut henkilöt, joita asiakkaan tekoälytyöntekijälle antamat tehtävät koskevat.
Erityiset henkilötietoryhmät	Palvelua ei ole tarkoitettu tietosuoja-asetuksen 9 artiklassa tarkoitettujen erityisten henkilötietoryhmien eikä 10 artiklassa tarkoitettujen rikostietojen käsittelyyn. Asiakas ei saa syöttää tällaisia tietoja palveluun ilman First Maten etukäteistä kirjallista suostumusta.

4. Käsittelijän velvoitteet

First Mate sitoutuu:

• käsittelemään henkilötietoja vain asiakkaan dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti, ellei laki velvoita toisin
• varmistamaan, että henkilötietoja käsittelevää henkilöstöä sitoo kirjallinen salassapitovelvollisuus
• toteuttamaan asianmukaiset tekniset ja organisatoriset turvatoimet
• avustamaan asiakasta rekisteröityjen oikeuksien toteuttamisessa kohtuullisessa ajassa
• avustamaan asiakasta tietoturvaloukkaus-, DPIA- ja viranomaiskysymyksissä
• poistamaan tai palauttamaan henkilötiedot sopimuksen päättyessä tämän sopimuksen mukaisesti

5. Salassapito ja NDA-velvoite

First Mate, sen työntekijät, alihankkijat ja alikäsittelijat eivät saa käyttää, paljastaa tai muuten hyödyntää henkilötietoja omiin tarkoituksiinsa.

Henkilötietoja saa käsitellä vain palvelun toimittamiseksi, tietoturvan varmistamiseksi, väärinkäytösten estämiseksi, poikkeamien selvittämiseksi tai lain noudattamiseksi.

Kaikki valtuutettu henkilöstö on sidottu kirjalliseen salassapitositoumukseen, joka jatkuu työsuhteen tai toimeksiannon päättymisen jälkeen. Pääsyt rajataan tarpeeseen, lokitetaan ja voidaan auditoida.

6. Turvatoimet

• siirtosalaus (TLS) ja levyllä oleva salaus
• asiakaskohtainen eristys palvelinympäristössä
• pääsynhallinta, vähimmän oikeuden periaate ja ylläpidon MFA
• lokitus, valvonta, poikkeamienhallinta ja varmistuskäytännöt

7. Alikäsittelijat

Asiakas antaa yleisen valtuutuksen käyttää alikäsittelijöitä palvelun toteuttamiseen. First Mate varmistaa, että alikäsittelijöillä on sopimuksella vähintään vastaava tietosuoja- ja salassapitotaso.

Alikäsittelijä	Palvelu	Sijainti
Amazon Web Services EMEA SARL	Infrastruktuuri, tallennus ja AI-inferenssi	EU
TensorX Ltd	AI-inferenssi	EU (Irlanti / Suomi)
Supabase, Inc.	Tietokanta ja autentikointi	EU (Irlanti)
Telegram FZ-LLC	Viestikanava	Yhdistyneet arabiemiirikunnat
Brave Software, Inc.	Verkkohaku	Yhdysvallat
AgentMail, Inc.	Sähköpostilaatikot tekoälytyöntekijöille	EU (Frankfurt)
Stripe, Inc.	Maksut	EU/USA
Holvi Payment Services Oy	Verkkolaskutus	EU (Suomi)
Resend, Inc.	Tapahtumapohjaiset sähköpostit	Yhdysvallat
Vercel, Cloudflare	Sivuston toimitus ja CDN	Globaali

Ilmoitamme olennaisista alikäsittelijämuutoksista etukäteen. Asiakkaalla on oikeus vastustaa uutta alikäsittelijää perustellusti.

8. Kansainväliset siirrot

Kun henkilötietoja siirretään EU/ETA-alueen ulkopuolelle, käytetään asianmukaisia siirtoperusteita, kuten SCC-lausekkeita ja tarvittaessa DPF-mekanismia sekä täydentäviä teknisiä ja organisatorisia suojatoimia.

9. Tietoturvaloukkaukset

First Mate ilmoittaa henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään 72 tunnin kuluessa havaitsemisesta. Ilmoitukseen sisällytetään saatavilla oleva olennainen tieto loukkauksesta ja korjaavista toimista.

10. Rekisteröityjen oikeudet ja DPIA-tuki

First Mate avustaa asiakasta rekisteröityjen oikeuksien toteuttamisessa sekä tarvittaessa vaikutustenarvioinneissa ja viranomaisyhteistyössä.

11. Auditointi

Asiakkaalla on oikeus varmistua tämän sopimuksen noudattamisesta kohtuullisella ennakkoilmoituksella ja tavalla, joka ei aiheuta kohtuutonta häiriötä palvelun toimintaan.

12. Sopimuksen päättyminen ja tietojen poisto

Sopimuksen päättyessä First Mate palauttaa tai poistaa henkilötiedot asiakkaan valinnan mukaan, ellei pakottava laki edellyttä säilytystä. Palveludata poistetaan viimeistään 30 päivän kuluessa.

13. Vastuu ja sovellettava laki

Vastuu määräytyy palveluehtojen vastuunrajoitusten ja soveltuvan lainsäädännön mukaisesti. Tähän sopimukseen sovelletaan Suomen lakia.

14. Yhteystiedot

• Sähköposti: juuso@firstmate.work
• Yritys: First Mate Solutions Oy
• Osoite: Lapinlahdenkatu 16, 00180 Helsinki