Tietosuojaseloste.

1. Rekisterinpitäjä

• Yritys: First Mate Solutions Oy
• Y-tunnus: 3392354-9
• Osoite: Lapinlahdenkatu 16, 00180 Helsinki, Suomi
• Sähköposti: juuso@firstmate.work
• Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö: Juuso Heikkinen, juuso@firstmate.work

2. Soveltamisala

Tämä tietosuojaseloste kuvaa, miten käsittelemme henkilötietoja verkkosivustolla (firstmate.work) ja First Mate -palvelussa (tekoälytyöntekijä, hallintapaneeli, viestintäkanavat ja niihin liittyvät työkalut).

3. Mitä tietoja käsittelemme

• Tilitiedot: nimi, sähköposti, yritys, laskutustiedot.
• Maksutiedot: maksutapahtumatiedot Stripe-palvelun kautta. Emme tallenna koko korttinumeroa.
• Viestintädata: viestit ja liitteet, joita lähetetään tekoälytyöntekijälle tai sen kautta.
• Operatiivinen data: tehtävähistoria, lokit, pysyvä muisti, asetukset ja työkalukäytön metadata.
• Käyttödata: krediittien kulutus, tapahtuma-ajat, järjestelmämetriikat ja virhelokit.
• Verkkosivudata: välttämättömät suostumusasetukset ja analytiikka tämän selosteen ja evästekäytännön mukaisesti.

4. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Käsittelemme tietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• palvelun toimittaminen, ylläpito ja tekninen tuki
• laskutus, maksujen käsittely ja käytön seuranta
• tietoturva, väärinkäytösten ehkäisy ja häiriötilanteiden hallinta
• lakisääteiset velvoitteet, kuten kirjanpito ja verotus
• palvelun kehittäminen aggregoidulla tai anonymisoidulla tiedolla

Oikeusperusteet ovat GDPR 6(1)(b) sopimuksen täytäntöönpano, 6(1)(c) lakisääteinen velvoite, 6(1)(f) oikeutettu etu sekä 6(1)(a) suostumus silloin, kun suostumus vaaditaan.

5. Operatiivinen pääsy ja salassapito

First Mate, sen työntekijät ja sopimuskumppanit saavat käsitellä asiakasdataa vain siinä laajuudessa kuin se on välttämätöntä palvelun toimittamiseksi, tukemiseksi, suojaamiseksi, poikkeamien selvittämiseksi tai lain noudattamiseksi.

Henkilöstöä sitoo kirjallinen salassapitovelvollisuus, joka jatkuu myös työsuhteen tai toimeksiannon päättymisen jälkeen. Pääsyt on rajattu roolien mukaan, lokitettu ja auditoitavissa.

Emme käytä asiakasdataa markkinointiin emmekä julkisten tai jaettujen AI-mallien kouluttamiseen. Emme luovuta asiakasdataa kolmansille osapuolille heidän omiin tarkoituksiinsa.

6. Alikäsittelijat ja tiedonsiirrot

Käytämme alikäsittelijoita vain palvelun toteuttamiseen:

Alikäsittelijä	Tarkoitus	Sijainti	Siirtoperuste
Amazon Web Services EMEA SARL	Infrastruktuuri ja tallennus	EU (Tukholma)	Data ensisijaisesti EU:ssa
Supabase, Inc.	Tietokanta ja autentikointi	EU/UK	SCC + UK adequacy
Anthropic, PBC ja OpenAI, LLC	AI-inferenssi	Yhdysvallat	SCC + palvelukohtaiset DPA-ehdot
Stripe, Inc.	Maksujen käsittely	EU/USA	DPF + SCC
Vercel Inc., Cloudflare, Inc., Google LLC (valinnainen)	Sivuston toimitus ja analytiikka	Globaali	DPF + SCC / suostumusperuste
AgentMail, Inc.	Sähköpostilaatikot tekoälytyöntekijöille	Yhdysvallat	SCC + palveluntarjoajan DPA
Resend, Inc.	Tapahtumapohjaiset sähköpostit (maksuvahvistukset)	Yhdysvallat	DPF + SCC

Ilmoitamme olennaisista alikäsittelijämuutoksista etukäteen. Voit vastustaa uutta alikäsittelijää kirjallisesti kohtuullisen ajan kuluessa ilmoituksesta.

7. Säilytysajat

• Aktiivinen asiakkuus: data säilytetään palvelun tuottamiseksi.
• Sopimuksen päättyminen: palveludata poistetaan 30 päivän kuluessa, ellei laki velvoita pidempaän säilytykseen.
• Kirjanpitoaineisto: säilytetään kirjanpitolain mukaisesti.
• Tukiviestit ja tekniset lokit: säilytetään rajatun ajan tietoturva- ja tukitarkoituksiin.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on GDPR:n mukaiset oikeudet, kuten oikeus saada pääsy tietoihin, oikaista tietoja, pyytää poistoa, rajoittaa käsittelyä, siirtää tiedot järjestelmästä toiseen ja vastustaa käsittelyä.

Oikeuksien käyttö: ota yhteys osoitteeseen juuso@firstmate.work. Vastaamme ilman aiheetonta viivytystä.

Voit tehdä valituksen myös valvontaviranomaiselle: Tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi.

9. Automaattinen käsittely ja profilointi

Tekoälytyöntekijä käyttää automaattista käsittelyä (kielimalleja) sisällön tuottamiseen, tiedon etsimiseen ja tehtävien suorittamiseen. Tekoälytyöntekijä ei kuitenkaan tee päätöksiä, joilla olisi oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia yksittäisille henkilöille GDPR:n 22 artiklan tarkoittamassa merkityksessä. Kaikki merkittävät liiketoimintapäätökset pysyvät ihmisen hallinnassa.

Jos asiakas määrittää tekoälytyöntekijän tehtäviin, jotka voivat muodostaa automaattisen päätöksenteon merkittävine vaikutuksineen (esim. työhakemusten seulonta), asiakas vastaa 22 artiklan vaatimusten noudattamisesta, mukaan lukien ihmisen väliintulon mahdollistaminen ja tarvittaessa vaikutustenarvioinnin suorittaminen.

10. Tietoturva

• siirtotiedot suojataan TLS-yhteydellä
• levyllä oleva data salataan
• asiakaskohtainen eristys palvelinympäristössä
• roolipohjainen pääsynhallinta ja monivaiheinen tunnistautuminen ylläpidolle
• lokitus, valvonta ja poikkeamien hallintaprosessit

11. Muutokset tähän selosteeseen

Päivitämme selostetta tarvittaessa. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan etukäteen, ja voimassaolopäivä päivitetään tämän sivun alkuun.

12. Yhteystiedot

• Sähköposti: juuso@firstmate.work
• Yritys: First Mate Solutions Oy
• Osoite: Lapinlahdenkatu 16, 00180 Helsinki
• Y-tunnus: 3392354-9