Tekoälytyöntekijä siivousyritykselle: sijaisjärjestelyt, reklamaatiot ja tarjouslaskenta hallintaan
Siivousyritykset käyttävät tekoälytyöntekijää eniten kolmeen asiaan: sairaslomatapauksiin reagointiin ja sijaissuunnitteluun ennen kuin asiakas ehtii soittaa, uusien kohteiden tarjouslaskentaan neliöiden ja huoneistotyyppien perusteella, sekä asiakasreklamaatioihin vastaamiseen. 20-40 sopimuksen yritykselle nämä säästävät useita tunteja viikossa.
Siivousyrittäjän arki vuonna 2026
Aamu alkaa ennen kuutta. Siivooja viestittää olevansa sairaana. Asiakas on toimistokiinteistö, joka avaa ovensa kello 8 ja pitää olla siivottuna ennen henkilökunnan saapumista. Soittokierros alkaa. Puolet sijaiskandidaateista ei vastaa. Yksi löytyy, mutta on kaupungin toisella puolella. Neuvottelua, reitin selittämistä, osoitteen lähettämistä.
Käynnissä on 25 sopimusta. Jokaisella oma aikataulunsa: osa päivittäin, osa kahdesti viikossa, osa perjantaisin. Jokaisella oma sisältönsä: mitkä tilat, mitkä pinnat, erikoisohjeet palvelinhuoneelle tai keittiölle. Suurin osa tästä on ulkomuistissa, koska kaiken kirjaamiseen ei ole aikaa.
Yhdeksään mennessä asiakaspuhelut alkavat. 'Neuvotteluhuoneeseen ei eilen koskettu.' 'Voitteko tehdä lisäsiivouksen ennen perjantain asiakastapaamista?' 'Keittiössä on paha haju, selvittäkää mistä se johtuu.' Jokainen puhelu vie 5-10 minuuttia, ja samaan aikaan pitäisi ajaa kohteesta toiseen.
Uuden kohteen hinnoittelu on puolen päivän työ. Ajat paikalle, kävelet joka huoneen, lasket lattiapinta-alat ja materiaalit (laatta vie vähemmän aikaa kuin matto, parketti on taas erilainen), lasket wc-tilat, merkitset erityisalueet. Sitten istut alas ja lasket tunteja per käynti, hinnoittelet kuukausihinnan, kirjoitat sopimuksen. Keskikokoiselle toimistokohteelle tähän menee 2-3 tuntia.
Tarvikkeet ovat jatkuva taustatyö. Pesuaineet, talouspaperi ja roskapussit tilataan irtotavarana ja jaetaan kohteisiin. Kun jotain loppuu asiakaskohteessa, vastuu on sinulla.
Monena iltana yrittäjä päätyy itse siivoamaan. Joku jätti tulematta, sijaista ei löytynyt, ja sopimus on täytettävä.
Konkreettiset käyttökohteet
Tarjouslaskenta uusille kohteille
Tekoälytyöntekijä lukee pohjapiirustukset, valokuvat tai huoneluettelon ja laskee siivoukseen tarvittavat tunnit per käynti lattiamateriaali-, huoneluku- ja wc-tilojen perusteella. Se tuottaa eritellyt hinnat ja sopimusluonnoksen, jonka yrittäjä tarkistaa ja muokkaa tarpeen mukaan.
2-3 tunnin laskenta on valmis 30 minuutissa. Enemmän tarjouksia lähetettyä tarkoittaa enemmän solmittuja sopimuksia.
Työvuoro- ja sijaissuunnittelu
Kun siivooja ilmoittaa sairastavansa, tekoälytyöntekijä tarkistaa kuka on vapaa, kuka asuu lähimpänä kohdetta, ja muotoilee viestin sijaiselle. Se päivittää aikataulun ja ilmoittaa asiakkaalle, jos ajoitus muuttuu.
Sairaslomakaaos hoidetaan minuuteissa, ei stressaavassa 45 minuutin soittokierroksessa ennen seitsemää.
Asiakasviestintä ja laaturaportit
Tekoälytyöntekijä muotoilee vastaukset reklamaatioihin, lähettää siivousvahvistusviestejä ja sopii laaduntarkastuskäyntejä kohteisiin, joissa on ollut ongelmia. Yrittäjä tarkistaa ja lähettää, tai antaa tekoälytyöntekijälle luvan lähettää suoraan.
Reklamaatiot hoidetaan nopeasti ja ammattimaisesti. Asiakas kokee tulleensa kuulluksi eikä jätetyksi oman onnensa nojaan.
Sopimushallinta
Tekoälytyöntekijä seuraa sopimusten uusimispäiviä, hinnankorotusaikatauluja, palvelusisällön muutoksia ja kohdekohtaisia erityisohjeita. Kun sopimus on uusimisen edessä, se valmistelee yhteenvedon käsiteltävistä muutoksista.
Ei enää sopimuksia, jotka lipsahtavat uusimatta, tai hinnankorotuksia, jotka jäävät väliin kun ne hautautuvat sähköpostiviestien sekaan.
Käytännössä: reklamaatio hoidettu 15 minuutissa
25 sopimuksen siivousyrittäjä saa kello 7 reklamaatiosähköpostin. Toimistokiinteistön asiakas ilmoittaa, ettei toista kerrosta siivottu eilen lainkaan.
Yrittäjä välittää viestin tekoälytyöntekijälle Telegramissa: 'Hoida tämä. Tarkista mitä tapahtui.'
Tekoälytyöntekijä tarkistaa aikataulun, huomaa että nimetty siivooja ilmoitti eilen sairastavansa ja sijaiselle välitettiin vain ensimmäisen kerroksen osoite. Se muotoilee pahoitteluviestin asiakkaalle, varaa lisäsiivouksen tänään kello 17, päivittää aikataulun kohteen muistiinpanoilla ja lähettää yrittäjälle tiivistelmän hyväksyttäväksi.
Kello 7.15 yrittäjä on käynyt sen läpi ja hyväksynyt. Asiakas saa vastauksen. Sijainen saa päivitetyt ohjeet. Yrittäjä siirtyy seuraavaan asiaan.
Ilman tekoälyä tähän olisi kulunut 20 minuuttia aikataulun tarkistamiseen, sähköpostin kirjoittamiseen, sijaisen koordinointiin ja muistiin merkitsemiseen. Kaiken tämän aamuruhon keskellä.
Kenelle sopii, kenelle ei
Sopii hyvin
- Siivousyritykset, joilla on vähintään 10 käynnissä olevaa sopimusta
- Yritykset, joissa sairaslomia ja sijaisjärjestelyjä on usein
- Yrittäjät, jotka käyttävät yli tunnin viikossa uusien kohteiden hinnoitteluun
- Yritykset, joissa yrittäjä hoitaa itse sekä asiakasviestinnän että operatiivisen puolen
Ei paras vaihtoehto
- Yksinyrittäjät, joilla on 2-3 vakioasiakasta. Hallinnollinen työ ei vielä perustele kustannusta.
- Hyvin pienet yritykset, joissa yrittäjä tekee kaiken siivouksen itse eikä koordinoi henkilökuntaa.
- Yritykset, jotka ovat jo investoineet erilliseen siivousalan hallintaohjelmistoon ja omaan toimistohenkilöstöön
Usein kysyttyä
Paljonko tekoälytyöntekijä maksaa siivousyritykselle?
400 euroa kuukaudessa + alv. Hinta sisältää 2 000 ajattelukrediittiä, Telegram-yhteyden, sähköpostin, selainautomaatiot ja pysyvän muistin. Ei sopimuspakkoa, voit perua milloin tahansa.
Korvataanko tekoälyllä siivoojaani?
Ei. Tekoäly hoitaa toimistotyön: aikataulutuksen, hinnoittelun, asiakasviestinnän, sopimusten seurannan. Siivoojat tekevät siivouksen. Tekoälyn tehtävä on se, että yrittäjä käyttää vähemmän aikaa koordinointiin ja enemmän liiketoiminnan kasvattamiseen.
Kuinka nopeasti pääsen alkuun?
Noin 1-2 viikossa. Ensimmäinen viikko menee perehdytykseen: käymme läpi sopimuksesi, hinnoittelulogiikkasi, tyypilliset asiakasviestisi ja sijaispoolin. Tekoälytyöntekijä oppii työtapasi. Toisella viikolla se hoitaa useimmat rutiinitehtävät ilman jatkuvaa ohjausta.
Käytän jo aikataulutusohjelmaa. Toimiiko tekoäly sen rinnalla?
Tekoälytyöntekijä pystyy lukemaan ja kirjoittamaan useimpiin työkaluihin, joilla on web-käyttöliittymä tai rajapinta. Käytännössä monet siivousyrittäjät huomaavat, että aikataulun hallinta suoraan Telegramin kautta on helpompaa kuin erillisen sovelluksen ylläpitäminen. Käymme nykyisen järjestelmäsi läpi perehdytyksessä.
Kokeile 7 päivää riskittä
Ei sopimuspakkoa, ei piilokuluja. Jos tekoälytyöntekijä ei toimi, saat rahat takaisin.